勤怠管理システムの打刻まるめ機能について考える。KINPIRA CLOUDの打刻まるめ機能とは?

多くの勤怠管理システムには打刻まるめ機能が用意されています。

固定時間制の勤務形態の場合、始業時刻と終業時刻が定められており、例えば、9:00〜18:00勤務の場合、ピッタリ9:00と18:00に出勤と退勤の打刻ができれば良いのですが、実際には出勤時は数分早く、退勤時は数分遅く打刻されることがほとんどかと思います。

では、勤務時間が9:00〜18:00(休憩60分)で、所定労働時間が8時間の場合、仮に8:59に出勤、18:01に退勤打刻をすると、所定労働時間を2分超える8時間2分間の労働となり、この2分間の賃金を支払う、支払わないのいざこざが発生することもあるかと思いますが、この2分間の超過労働が使用者が指示(または、許可)したものであれば、当然支払い義務が生じ、そうでない場合は、支払い義務はないと考えていいでしょう。

また、出勤=業務開始、退勤=業務終了というわけでもなく、実際に出勤と始業、終業と退勤の間には業務ではない時間が存在することもよくあります。

このように、出勤と始業、終業と退勤が必ずしも一致しない場合に重宝される機能がこの「打刻まるめ」機能です。

例えば、就業時間が9:00〜18:00の場合、打刻まるめ機能で【出勤打刻を5分単位で切り上げる】と設定すると、8:56〜9:00に出勤打刻をしたとしても実際に労働時間が集計されるのは9:00からとなり、逆に【退勤打刻を5分単位で切り捨てる】と設定した場合は、18:00〜18:04に退勤打刻をしたとしても実際に労働時間が集計されるのは18:00までとなります。

5分間の区切りが設けられることで、「ジャストな時刻に打刻しなければならない」という負担が減ることは労働者にとってもメリットと言えます。

このように打刻まるめ機能は、本来は使用者にとっても労働者にとってもとても便利な機能のはずなのに、SNSなどでは「残業代を支払いたく悪徳企業が使うもの」や「原則1分単位で賃金を支払わなければならない労働基準法に反するのでは」といった批判的なコメントをよく目にすることができます。

確かに、打刻まるめ機能を使い間違えると労働基準法違反になる可能性があることも事実です。

打刻まるめ機能を前述のように「5分間の区切り」を設けるために使うのであれば特に問題はないと言えますが、これがもし「1時間単位」(8:01〜9:00の出勤打刻を9:00にまるめるなど)や「全部切り上げ」(0:01〜9:00の出勤打刻を9:00にまるめるなど)となると、使用者側としても悪用にならないように注意を払う必要があります。

例えば、「自主参加の早朝ミーティングを毎朝始業2時間前に行う」として、出社時に出勤打刻をするけど始業時刻までには労働時間として集計しない場合、これが本当に「自主参加」であれば労働時間として認めなくても良いかもしれませんが、参加者の中には「参加しないと何か不利益があると思うから」という理由で仕方なく参加している人がいるかもしれず、この場合、この始業前の2時間が労働か否かで後に揉めることになる可能性も十分ありえると言えるでしょう。

打刻まるめ機能は諸刃の剣。慎重に注意深く運用する必要があります。

KINPIRA CLOUDの打刻まるめ機能の設定の仕方

KINPIRA CLOUDのダッシュボードのメニューから【勤務形態】を選択します。

【追加】→【固定時間制】を選択します。(打刻まるめ機能は固定時間制のみ使用可能です)

【打刻まるめ】セクションで設定を行います。

こちらの例では、出勤打刻を始業時刻にまるめ、退勤打刻を5分単位で切り捨てています。

極端な話、0:01に出勤、18:04に退勤打刻をした場合でも、所定労働時間が8時間なら労働時間も8時間(残業なし)になるわけなので、設定と運用には十分注意が必要です。

  • まるめる時間単位は、5分、10分、15分、20分、30分、60分が選択できます。
  • 通常は、出勤時に切り上げ、退勤時に切り捨てを設定することが多いですが、その逆の設定も可能です。例えば、【出勤打刻を5分単位で切り捨て】と設定した場合、9:00〜9:04間で出勤打刻すれば労働時間は9:00から集計され、【退勤打刻を5分単位で切り上げ】と設定した場合は、17:56〜18:00間で退勤打刻することで18:00までの労働時間として集計されます。

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