テレワーク時代のWeb打刻システムを考える

「勤怠管理をピッとラクに。」KINPIRA CLOUDは、その名の通りリリース当初はWeb打刻機能を備えていませんでした。

オフィスに設置されたスマホにICカードで「ピッ」とラクに打刻できることを特徴としていたわけですが、突然の新型コロナウイルスの出現により世の企業はテレワーク一色に。

KINPIRA CLOUDをご利用いただいている方、またはご利用を検討されている方々からWeb打刻はできないか？と多数の問い合わせをいただくようになりました。

そこで、急遽Web打刻機能を追加するに至ったわけですが、ここでは初めてKINPIRA CLOUDをご利用いただく方々のために、導入方法を最初のステップから説明していきます。

どういう企業に向いているのか？

規模の大きい企業の場合、すでに勤怠管理システムを導入していて、勤務形態がテレワークに切り替わったとしてもWeb上で打刻はできるでしょう。

ただ、紙のタイムカードを使っている多くの中小企業などは、いきなりテレワークといわれてもそんなに簡単に対応できるものではありません。

メッセージアプリやチャットツールで部署ごとのグループチャットの中で「出勤しました」「休憩入ります」「休憩戻りました」「退勤します」と報告し合うのも結構一般的ではないでしょうか。

それでも別にいいのですが、あとから打刻時間をまとめたり集計をとったりするのもそれなりに手間なので、ここではせっかくだからWeb打刻システムを導入してみては？と提案したいところです。

最も手軽なWeb打刻システムは… Googleスプレッドシート

Web打刻機能は、KINPIRA CLOUDを含め、多くのクラウド型勤怠管理システムで対応しています。

ただ、費用がかかる、ユーザー登録が面倒などの理由でなかなか一歩を踏み出せない方も多いのではないでしょうか。

そこでおすすめしたいのは、今では無く子も、もとい、天下のExcelも黙るご存知、Googleスプレッドシートです。

「グループチャットで出退勤を報告し合うのはあとから集計が大変」と上述しましたが、Googleスプレッドシートならその悩みは解消します。

このようにしておけば、各自自分の名前のシートに時刻を記入することで簡単に集計できるようになります。

もっと使いやすくしたければ、GASなんか使って打刻ボタンをつけてもいいかもしれません。いや、きっといいでしょう。

ただ…ただですよ、どうせならもっと便利な機能も使えたらいいと思いませんか？

例えば、打刻情報だけでなく、その他の勤怠情報や人事情報などの管理ができたり、顔写真が見られたり、検索できたり、有休などの申請・承認ができたり…

となると、どこぞの通販番組みたいに「どうせお高いでしょう？」という声が聞こえそうですが、安心してください。無料です。

KINPIRA CLOUDのWeb打刻機能を使ってみよう

KINPIRA CLOUDは、クラウド型勤怠管理システムです。

登録スタッフ数30人までならすべての機能を無料で使えるので、従業員数30人以下の中小企業にはおすすめです。

まずは、KINPIRA CLOUDのログイン画面にアクセスします。

「新規登録」をクリックして

こちらに登録するメールアドレスは、KINPIRA CLOUDの管理者アカウントになるので、個人のもの（「tanaka@〜」など）ではなく、管理者のもの（「info@〜」など）のほうが望ましいです。（複数の管理者で共有できるように。また、管理者アカウントでは後述の「打刻パネル」が使用できないため）

メールアドレスを入力して登録ボタンを押すと、仮登録完了メールが届きます。そちらに記載されたURLにアクセスすると

このような画面が表示されますので、こちらに事業所名とログイン用パスワードを入力すると、先程のログイン画面が再度表示されます。

今度はこちらにメールアドレスと先程設定したパスワードを入力してログイン。

すると、いよいよKINPIRA CLOUDのトップ画面が表示されます。

ここではまず、「スタッフ登録」ボタンを押してスタッフの登録を行います。

色々な項目がありますが、とりあえず、スタッフコード（社員番号）と氏名（漢字＆読み）を入力します。

これだけでもスタッフ登録は可能ですが、今回の目的はあくまでも「Web打刻」ですので、

スタッフのメールアドレスも入力して「登録案内メールを送信」にチェックを入れ、登録ボタンを押します。

すると、スタッフには招待メールが届き、KINPIRA CLOUDへの登録が可能になります。

届いた招待メールからスタッフがKINPIRA CLOUDに登録を行い、ログインすると、

打刻パネルボタンが表示されます。

実際のWeb打刻はこの打刻パネルから行います。

テレワークで勤務開始のときは、まずKINPIRA CLOUDにログインして打刻パネルボタンを押すイメージですね。すると、

このような打刻パネルが表示されます。

ここで、「出勤」ボタンを押すと、

このように打刻されます。

打刻済みのボタンをもう一度クリックすると、打刻を取り消すこともできます。（直前の打刻のみ取り消し可能）

スタッフが自分の過去の打刻情報を閲覧する場合は、

ヘッダーの自分の写真（写真未登録の場合はアイコン）のところをクリックします。すると、

このようなスタッフ情報が表示されます。この下の方の「勤怠情報」のところに

このように先程の打刻が反映されていることがわかります。

管理者からだと、ダッシュボードで「打刻一覧」を押してみると

このように先程の打刻が表示されることがわかります。

他にも色々な機能がありますが、KINPIRA CLOUDのWeb打刻の基本的な操作はこのような流れとなります。

まとめ

実は私も、新型コロナウイルスで緊急事態宣言が出されてからは主にテレワークで自宅で仕事をしていますが、オフィスでの仕事と比べても遜色なく、いや、むしろ効率よく仕事できている気がします。

オフィスの電話が鳴ることも、急な来客に応対することも、通勤電車でもみくちゃにされることもないわけですから、仕事の効率が上がるのも当然といえば当然かもしれません。

おそらくこのように感じているのは私だけでなく、パソコン１台あれば仕事ができる業種の多くのサラリーマンたちも同様ではないでしょうか。

「なんだ、テレワークでイケるじゃん、ていうか最高じゃん」というのがわかると、この大変な時期が終息を迎えてもオフィスに戻らなくなる人たち、むしろそれを推奨する企業たちが増えていくのではないでしょうか。

これからもWeb打刻の需要は増えていくのでしょう。